Review Materi 1 - 3 (Sistem Informasi Manajemen)

PERTEMUAN 1 (MENGELOLA PERUSAHAAN DIGITAL)

Perusahaan digital adalah perusahaan yang menjalankan bisnis secara elektronik. Dengan penerapan sistem informasi, manajer akan lebih cepat mendapatkan informasi mengeai keadaan internal organisasi sekaligus lingkungan eksternal organisasi. Hal itu dikarenakan hampir seluruh proses bisnis dan hubungan dengan pelanggan, pemasok, karyawan, bahkan pesaing terkelola secara digital, termasuk aset-aset pokok perusahaan.

Di dalam perusahaan digital proses bisnis  diselesaikan melalui jaringan digital. Perusahaan digital juga mampu dengan cepat mendeteksi dan merespon perubahan lingkungan. Disinilah keuntungan perusahaan digital, mereka lebih banyak belajar mengenal kesukaan para pelanggan.

Dewasa ini sistem secara langsung dapat mempengaruhi bagaimana para manajer membuat keputusan, merencanakan, dan mengatur karyawan mereka, selain itu sistem juga terus menerus membentuk apa, dimana, bilamana, dan bagaimana produk diproduksi.

PERTEMUAN 2 (PEMAHAMAN BISNIS PROSES)

Bisnis Proses satu set aktivitas yang berisi langkah kerja yang berisi aliran material, informasi, dan pengetahuan. Bisnis proses juga merupakan bagian yang sangat penting untuk Sistem Informasi Manajemen dikarenakan ini merupakan dasar bagi organisasi dalam menjalankan bisnisnya. Sehingga pembuatan aplikasi apapun di dalam Sistem Informasi Manajemen terlebih dahulu harus paham dengan bisnis prosesnya.

Jika seseorang membuat aplikasi atau alat komunikasi untuk mempermudah kinerja organisasi, maka harus dapat memahami alur kerja atau bisnis proses yang dilakukan oleh seorang pegawai. Karena ada banyak kemungkinan terjadi, seperti maintenance, inovasi, dan pengembangan aplikasi tersebut dilakukan oleh user/creator.

·       TIPE SISTEM

A.      TIPE SISTEM BERDASARKAN LEVEL MANAJEMEN

1.    TRANSACTION PROCESSING SYSTEM (TPS)

Sistem yang berfungsi untuk mencatat/merekam kegiatan rutin harian perusahaan.  Contoh: sistem kasir, payroll, dan pengiriman. Intinya bahwa sistem ini digunakan oleh bagian operasional manajemen (level manajemen bag bawah) karena pada level ini langsung berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. Sistem ini memudahkan manajer untuk memantau operasional perusahaan. Permasalahan yang terjadi pada bagian ini biasanya masalah yang sifatnya rutin terjadi, untuk itu bisanya sudah ada pemecahannya.

2.    MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (MIS)

Tipe sistem yang disediakan untuk level middle manajemen (Level Tengah). Data yang didapat merupakan data dari TPS. Kemampuan sistem ini lebih banyak pada analisis dan memonitor operasional. Sehingga jika ada permasalahan yang terjadi di bagian operasional dan tidak dapat ditangani maka akan ditangani pada bagian ini. Output terakhir dari sistem ini adalah mulai berupa laporan yang sudah berisikan analisis.

3.    DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS)

DSS merupakan salah satu sistem dalam mengambil keputusan dimana dalam hal ini yang membantu middle management dalam mengambil keputusan. DSS membantu dalam hal pengambilan keputusan yang sifatnya tidak rutin. Masalah tidak rutin yaitu masalah yang jarang terjadi dan pemecahannya membutuhkan analisis dan data. produksi kita gandakan.

4.    BUSINESS INTELLIGENT (BI)

BI merupakan salah satu bagian dari kelas aplikasi software. Diamana sistem ini membantu level middle dan senior management dalam mengambil keputusan. Analisis yang dilakukan dalam sistem ini lebih kearah untuk mendapatkan pola/trends sehingga lebih banyak mengguanakan historical data. Data yang didapat berasal dari komponen Data Driven DSS dan ESS.

5.    EXECUTIVE SUPPORT SYSTEM (ESS)

Permasalahan yang biasa dipecahkan untuk tipe sistem ini adalah masalah tidak rutin, karena manajemen level atas memang bertujuan untuk menangani urusan perusahaan dalam jangka panjang. Karena menyangkut nasib perusahaan dalam jangka panjang maka dalam mengambil keputusan selain berdasarkan data-data banyak pendapat, analisis dibutuhkan.

Kaitan antara satu sistem dan sistem lainnya dapat dijelaskan sebagai berikut: TPS yang berada pada level operasional merupakan penyedia data terbesar  untuk semua sistem. Sedangkan ESS merupakan penerima data terbesar

B.    TIPE SISTEM BERDASARKAN AKTIVITAS BISNIS PERUSAHAAN

1.     SUPPLY CHAIN MANAGEMENT SYSTEM

Merupakan tipe sistem yang membantu bagian operasional dan membantu menangani hubungan antara perusahaan dengan supplier. Terutama dalam hal supply chain (rantai pasok).

2.     CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT SYSTEM

Merupakan tipe sistem yang membantu bagian marketing.  Dalam hal ini membantu dalam menajalin hubungan antara perusahaan dan customer. Sistem ini memabntu dalam menangani kerumitan permasalahan yang terjadi dalam hal CRM.

3. KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Membantu dalam hal pengelolaan pengetahuan di organisasi. Dan tentunya bagian ini dipegang oleh bagian SDM.

4. ENTERPRISE SYSTEM

Enterprise system ada ayang bersifat terintegrasi dan ada yang tidak. Bergantung pada kepentingan organisasi tersebut.

PERTEMUAN 3 (SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, MANAJEMEN DAN STRATEGI)

Organisasi adalah kumpulan dari 2 orang atau lebih bersifat stabil dan bersifat formal, mengambil sumber daya dari lingkungan mengolahnya untuk menghasilkan output.

Berikut merupakan karakteristik dari organisasi:

-       Menggunakan hirarki terstruktur/ struktur organisasi

-       Memiliki sistem di dalam perusahaannya terutama dalam pengambilan keputusan

-       Memiliki prinsip dalam kegiatannya sehingga menjadi efektif

Dalam perusahaan aktivitas terbagi menjadi dua yaitu: Rutinitas dan Bisnis proses

-       Rutinitas; merupakan aktivitas atau kegiatan dalam perusahaan yang dilakukan setiap harinya oleh individu. Aktivitas ini tertuang dalam standard operasi/prosedur perusahaan.

-       Bisnis proses: aktivitas dalam perusahaan, dimana aktivitas tersebut terdiri dari kegiatan yang saling berkaitan. Sehingga dapat dikatakan bahwa bisnis proses merupakan kumpulan dari rutinitas. Di dalam perusahaan bisa terdiri dari kumpulan bisnis proses.

A.    DAMPAK SISTEM INFORMASI PADA ORGANISASI

1.   DAMPAK EKONOMI

Jika ditinjau dari segi ekonomi, IT memiliki dampak yang begitu besar. Seperti yang kita ketahui bahwa semakin besar perusahaan hal ini berarti bahwa cost (biaya yang dikeluarkan juga semakin besar.

Ketika besarnya pemanfaatan IT digunakan dalam perusahaan tentunya akan banyak komponen biaya yang dapat dipangkas. Hal ini bisa terjadi karena IT selain perusahaan berinvestasi perusahaan juga dapat melakukan outsourcing dimana bekerja sama dengan pihak ke 3, sehingga dapat memangkas biaya yang keluar.

2.   DAMPAK PERILAKU ORGANISASI

Dampak pada perilaku organisasi dapat dilihat bahwa jika sebelum adanya pemanfaatan IT dalam perusahaan struktur organisasi perusahaan terlihat tinggi. Hal ini berarti bahwa adanya banyak jenjang jabatan pada organisasi tersebut. Hal ini memiliki dampak bagi perusahaan dimana perusahaan menjadi memiliki birokrasi yang cukup panjang dan susah dalam mengambil keputusan.

3.   RESISTAN TERHADAP PERUBAHAN

Berikut merupakan beberapa alasan individu bersikap resistan/menolak perubahan:

1.     Task (Pekerjaan): individu menjadi takut dengan masuknya IT akan menambah banyak pekerjaan mereka.

2.     Technology (Teknologi); individu menjadi takut tidak bisa menggunakan perangkat-prangkat teknologi yang ada.

3.     People (Orang): individu menjadi takut hal menjalin hubungan atau komunikasi denga orang lain dalam organisasi

4.     Structure (Struktur): individu menjadi takut dengan masuknya IT dapat meghilangkan pekerjaan mereka.

4. PEMANFAATAN IT UNTUK MEMBUAT STRATEGY PERUSAHAAN

    Dalam pemanfaatan IT ada beberapa formulasi strategi yang dibisa dibagi yaitu:

-                Low-cost leadership: yaitu strategi kepemimpin harga, dimana kita menjual produk dengan harga paling rendah dari pesaing kita

-                Product differentiation: yaitu strategi dengan membuat produk kita berbeda dengan pesaing

-                Focus on market niche: yaitu focus pada relung pasar, diamna kita memiliki spesifikasi customer yang khas

-                Strengthen customer and supplier intimacy: yaitu strategi penguatan pada konsumen dan supplier